Gestern sprach ich mit einem meiner Geschäftspartner über Outsourcing. Ich erzählte ihm davon wie ich bisher schon mehrere Webprojekte im internationalen Team umgesetzt habe. Seit Beginn meiner Selbständigkeit habe ich immer schon mit Outsourcern zusammengearbeitet. Die Reaktion meines Geschäftspartners ist eine häufige Reaktion wenn es um das Thema Outsourcing geht: „Also wenn ich sowas machen würde, da könnte ich ja nachts nicht schlafen“ 🙂

Und es stimmt, Outsourcing kann – wenn man es nicht richtig macht – zu Kopfschmerzen führen. Ich selbst bin beim Outsourcing schon auf die Nase gefallen, seitdem habe ich aber viel dazugelernt.

Voraussetzung für erfolgreiches Outsourcing

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Webprojekte outsourcen, so geht’s!

Wer Dienstleistungen outsourcen will, der muss ein guter Projektmanager sein, viel kommunizieren und schnelles Feedback geben können. Die Unterschiede in den Zeitzonen stellen eine zusätzliche Herausforderung dar. Ich erinnere mich noch zurück an mein BWL-Studium. Meine Diplomarbeit hatte den Titel „IT Offshore Outsourcing“ – zu dem Zeitpunkt machte ich gerade ein Praktikum in Indien.

In dem mittelständischen IT-Unternehmen sah‘ ich live wie Inder arbeiten und lernte einige von ihnen als extrem zuverlässig und kompetente Menschen kennen. Vielleicht hatte ich auch deshalb nach Beginn meiner Selbständigkeit keine Berührungsängste meine ersten Gehversuche in internationalen, virtuellen Teams zu unternehmen.

Osteuropa besser als Indien

Mein Rat an dieser Stelle wäre aber nicht direkt als erstes mit Indern zusammen zu arbeiten. Wesentlich besser ist es erstmal mit osteuropäischen Leuten zusammen zu arbeiten. Ein Großteil meiner virtuellen Arbeitskräfte kommt auch nicht aus Indien, sondern aus Osteuropa. Die Vorteile liegen hier klar auf der Hand: die Kommunikation ist leichter, die Mentalität ist ähnlicher und der Zeitzonenunterschied ist nicht so groß.

Es hat mich schon immer gereizt in gut aufeinander abgestimmten, internationalen Teams zu arbeiten. Meine Designerin zB. heißt Anny und lebt in Smolensk, einem Vorort von Moskau. Von einem meiner „Webdesign“-Kollegen musste ich mir schon anhören, dass ich durch meine Arbeitsweise den kreativen Menschen in Berlin Arbeit wegnehmen würde. Dabei mache ich nichts anderes als unternehmerisch handeln. Ich suche weltweit nach den jeweils besten Leuten, die mich bei meiner Arbeit unterstützen.

Der englischen Sprache mächtig sein

Natürlich ist es wichtig, englisch zu beherrschen. Ohne das geht hier gar nichts.

1. Baustein: Projekte richtig managen

Eine große Hilfe bei der internationalen Zusammenarbeit ist mir das Projektmanagement Tool „Basecamp“. In Basecamp können verschiedene Teammitglieder angelegt werden. In meinen Fall ist das zB. die Designerin und der Programmierer. Im Screenshot unten sieht man, wie meine Designerin ein Design hochläd, damit es anschließend von meinem Programmierer bearbeitet werden kann.

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2. Baustein: Kontrolle

Eines der wichtigsten Dinge bei einem virtuellen Projekt ist die Kontrolle. Ich muss jederzeit wissen, was wer und wann macht. Zur Kontrolle gehört auch, dass sowohl  Designer als  auch Programmierer jederzeit ersetzt werden können. Und das lasse ich meine virtuellen Mitarbeiter auch wissen. Das hört sich erstmal hart an, ist aber äußerst wichtig. Nur so kann ich verhindern, dass mir meine Mitarbeiter „ausbüchsen“, schludrig werden oder sich nicht mehr an wichtige Deadlines halten.

Bei der Kontrolle der Arbeit hilft mir die Plattform „Odesk“, über die ich auch meine virtuellen Mitarbeiter interviewe und für ein bestimmtes Projekt auswähle. Im  Screenshot unten sieht man, dass ich jederzeit Einblick auf den Bildschirm meines Mitarbeiters habe. Ich kann also immer sehen, woran dieser gerade arbeitet.

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Projekte können auf oDesk sowohl zum Festpreis als auch zum flexiblen Stundensatz abgewickelt werden. Im obigen Beispiel sehen wir das „Stundenmodell“ – es gibt einem zwar nicht die perfekte Sicherheit, wieviel genau ein Projekt am Ende kosten wird, doch dafür hat man immer Einblick und kann alles kontrollieren. In diesem Zusammenhang empfehle ich noch vor Beginn des Projekts immer auch nach einer Schätzung der Gesamtkosten zu fragen.

3. Wichtigste Erfolgsfaktoren bei der virtuellen Zusammenarbeit

Der erste Erfolgsfaktor für das Abarbeiten von Webprojekten im virtuellen Team ist die Auswahl der jeweils richtigen Person für den jeweiligen Job. Die Plattform oDesk hilft einem dabei ungemein. Jeder „Freelancer“ verfügt über Bewertungen in seinem Profil. Ich schaue mir diese Bewertungen immer sehr genau an. Jemand, der neu ist oder noch keine positiven Bewertungen aufweist, der wird in der Regel nicht in mein Team aufgenommen.

Letztendlich hat sich für mich noch als wichtig herausgestellt, dass ich nicht für jedes Projekt mit jeweils neuen Leuten arbeite. Das kostet jedes Mal wieder neue Anstrengung… bis man sich aufeinander abgestimmt hat dauert eben so seine Zeit. Viel lieber arbeite ich dauerhaft mit den gleichen Leuten zusammen.

Als nächstes schaue ich mir die Referenzen an. Wenn mir nicht gefällt was ich sehe, dann wird diese Person sehr schnell von mir für eine mögliche Zusammenarbeit ausgeschlossen. Wenn die Bewertungen und Referenzen stimmen, dann nehme ich Kontakt zur jeweiligen Person auf. Das passiert entweder via Skype oder per Direkt Nachricht über oDesk.

4. Bezahlung und Feedback Score für Mitarbeiter

Sowohl der virtuelle Mitarbeiter als auch man selbst haben ein Feedback Score. Auf dem linken Screenshot sieht man meinen Feedback Score. Man sieht, dass ich schon 27 Projekte auf oDesk durchgeführt habe. Mein durchschnittlicher Feedback Score liegt zudem bei 5 Sternen. Das bedeutet, dass ich wahrscheinlich ein eher guter Arbeitgeber bin 😉

Die Zahlungsabwicklung der Mitarbeiter erfolgt komplett über die Plattform oDesk. Wenn ein Projekt beendet ist, dann beendet man den virtuell abgeschlossenen Vertrag. Man wird als nächstes zur Zahlung aufgefordert. Hier hat man zudem die Möglichkeit ein Bonus zu geben. Obligatorisch ist auch das Feedback zur Zusammenarbeit. Man kann hier von 1 Stern (schlecht) bis 5 Sterne (sehr gut) alle möglichen Bewertungen abgeben. Erwähnenswert ist hier noch, dass man selbst (also ich als Auftraggeber) ebenfalls vom Mitarbeiter bewertet wird

Bildquellenangabe (Weltkugel): Osman Zöllner / pixelio.de